Di bangku sekolah kita sering sekali diberikan tugas untuk menulis surat yang ditujukan kepada bermacam-macam orang dan untuk berbagai kesempatan. Apakah ada di antara kita yang masih mengingat jenis surat seperti apa yang dulu pernah kita tulis sebagai tugas selama duduk di bangku sekolah? Atau adakah yang masih bersekolah dan pernah diminta membuat sebuah surat? Dewasa ini, walaupun sebagian besar bentuk komunikasi telah berpindah dari manual atau menulis surat dengan tangan sendiri ke surat elektronik atau e-mail, ada banyak perusahaan atau lembaga lainnya yang masih mewajibkan kita untuk membuat surat konvensional atau biasa yang ditulis tangan dan kemudian dimasukkan ke dalam amplop. Surat konvensional atau surat biasa masih tetap diperlukan untuk berbagai alasan dan keperluan, seperti Melamar pekerjaan. Mengirim pengaduan atau laporan. Penyampaian akan suatu pemberitahuan. Sebagai surat permohonan. Sebagai bukti tertulis yang terikat secara hukum. Sebagai surat pernyataan. Sebagai salah satu bentuk dokumentasi dari suatu perjanjian antara dua pihak. Sebagai arsip. Setelah kita mengetahui alasan mengapa surat konvensional masih diperlukan, kita akan membahas bagian-bagian surat yang perlu diketahui ketika kita akan memulai suatu surat formal, terutama dalam Bahasa Inggris. Menuliskan sebuah surat, terutama yang bersifat resmi atau formal, dalam Bahasa Inggris memang terbilang rumit. Pemilihan kata-kata dalam Bahasa Inggris harus dilakukan dengan tepat agar surat yang kita kirimkan dapat memberikan kesan sopan dan profesional. Berikut ini akan dijabarkan bagaimana caranya memulai sebuah surat dalam Bahasa Inggris, beserta contoh-contoh yang sekiranya dapat kita gunakan. Kontak dan tanggal Ketika memulai sebuah surat dalam Bahasa Inggris, pertama-tama kita harus mencantumkan kontak dan tanggal kita mengirimkan surat tersebut. Kontak yang dimaksud di sini berupa nama lengkap, alamat lengkap dan jelas, kode pos, dan nomor telepon yang dapat dihubungi. Kontak di sini juga harus mencantumkan informasi orang atau perusahaan yang kita tuju dalam surat. Cantumkan juga tanggal ketika kita menuliskan surat tersebut. Penulisan tanggal dapat bervariasi; di sisi kanan surat di bawah identitas pengirim atau di sisi kiri di bawah identitas pengirim surat. Contoh identitas dari pengirim surat Lisa Hanan ABC Company 100-102 EFG Street Kemayoran Jakarta, Indonesia 10620 021 123-4567 Lisa Hanan Perusahaan ABC Jl. EFG No. 100-102 Kemayoran Jakarta, Indonesia 10620 021 123-4567 Contoh tanggal surat August 13,2020 13 Agustus 2020 Contoh lain dari tanggal saat kita mengirimkan surat 13th August, 2020 13 Agustus 2020 Contoh identitas dari orang yang menerima surat Eileen Stark Barley-Henson Company 312 Lincoln Street Brooklyn, New York 11201 718 223-0764 Eileen Stark Perusahaan Barley-Henson Jl. Lincoln No. 312 Brooklyn, New York 11201 718 223-0764 Salam pembuka Setelah menuliskan informasi dari pengirim dan penerima surat beserta tanggal surat tersebut dibuat, berikutnya yang harus kita tuliskan adalah salam pembuka. Salam pembuka dalam surat bertujuan untuk menyapa orang yang kita tuju atau penerima surat. Berikut contoh salam pembuka yang dapat kita gunakan Dear Professor Lavinsky, kepada Professor Lavinsky, Dear Ms Perry, teruntuk Nona Perry, Dear Director of Nuria Nursing Academy teruntuk Direktur Akademi Keperawatan Nursia Dear Mr Irawan, kepada Tn Irawan, Dear Dr Kirana, kepada Dr Kirana, To Chief of Human Resources Department, kepada Kepala Departemen Sumber Daya Manusia, Sedikit tips yang harus diperhatikan ketika kita akan menuliskan salam pembuka Hindari menggunakan salam pembuka seperti hello atau hi. Menggunakan hello atau hi sebagai salam pembuka dalam surat yang bersifat formal akan membuat surat kita berkesan kurang sopan dan kurang profesional. Kita tidak perlu menambahkan tanda titik . setelah panggilan atau gelar seperti Mr, Dr, atau Ms. Hindari menggunakan tanda seru ! dalam salam pembuka surat. Hal ini akan mengurangi kesopanan dan profesionalitas kita sebagai pengirim surat. Badan surat Setelah salam pembuka, yang harus kita tuliskan berikutnya adalah badan surat. Badan dalam sebuah surat terbagi menjadi 3 tiga, yaitu paragraf pertama surat, paragraf pendukung atau pelengkap, dan paragraf terakhir. Paragraf pertama Paragraf pertama dalam sebuah surat formal berisikan perkenalan dan alasan mengapa kita menyurati orang atau lembaga yang identitasnya disebutkan di bagian kontak. Contoh 1 I am sending this letter with the intention to inform you that I resign from my position as the member of marketing division. My resignation will be effective on September 15, 2020. Saya mengirimkan surat ini dengan tujuan untuk menginformasikan bahwa saya akan mengundurkan diri dari jabatan saya sebagai anggota divisi pemasaran. Pengunduran diri saya akan efektif mulai tanggal 15 September 2020. Contoh 2 With this letter, it is delightful for me to inform you that you are elected as the new Dean of Mathematics and Science Faculty. Bersama surat ini, saya dengan perasaan suka cita ingin menginformasikan kepada Anda bahwasanya Anda telah terpilih sebagai Dekan Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam yang baru. Contoh 3 Through this letter, I want to make a complaint about the service of your technician, who came to my house on August 10, 2020. Melalui surat ini, saya ingin membuat pengaduan mengenai pelayanan dari teknisi Anda yang datang ke rumah saya pada tanggal 10 Agustus 2020. Paragraf pendukung Paragraf pendukung adalah bagian dari badan surat yang ditulis setelah paragraf pertama. Fungsi dari paragraf pendukung adalah informasi lebih lanjut mengenai alasan yang melatarbelakangi ditulisnya surat tersebut. Pada bagian ini, paparkanlah alasan kita dengan bahasa yang sopan. Contoh 1 The reason behind my resignation as the member of marketing division is because I will go to Canada to continue my study in the field of economy. My program will be started on October. Thus, I need to prepare myself in advance before going to Canada and start my new semester there. Alasan di balik pengunduran diri saya dari posisi sebagai anggota divisi pemasaran adalah karena saya akan berangkat ke Kanada untuk melanjutkan pendidikan saya di bidang ekonomi. Program saya akan dimulai pada bulan Oktober. Itulah mengapa saya harus mempersiapkan diri jauh-jauh hari sebelum berangkat ke Kanada dan memulai semester baru saya di sana. Contoh 2 The technician from your company, who came to my house on August 10, to fix my internet device did not give a full service and he was very rude. In line with your company’s motto who prioritize the customers, I feel like the technician did not represent your company and its vision well. That is why, I send this complain letter to let you know about this matter. Teknisi dari perusahaan Anda, yang datang ke rumah saya pada tanggal 10 Agustus, untuk memperbaiki perangkat internet saya tidak memberikan pelayanan secara penuh dan bersikap sangat kasar. Sejalan dengan semboyan perusahaan Anda yang mengutamakan para pelanggannya, saya merasa teknisi yang bersangkutan tidak merepresentasikan visi dari perusahaan Anda. Itulah mengapa saya mengirimkan surat keluhan ini, untuk menginformasikan masalah ini pada Anda. Contoh 3 The reason as to why you are elected as the new Dean of Mathematics and Science Faculty because of your dedication, hard work, and loyalty to this faculty for the past 20 years. Thus, the university board decide that you are the one who will this faculty for the next 4 years. Alasan mengapa Anda terpilih menjadi dekan dari Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam yang baru dikarenakan dedikasi, kerja keras, dan kesetiaan Anda terhadap fakultas selama 20 tahun. Karenanya, dewan universitas memutuskan bahwa Anda-lah yang akan memimpin fakultas ini selama 4 tahun ke depan. Paragraf penutup Paragraf penutup dalam sebuah surat berfungsi untuk menyatakan keinginan atau ekspektasi yang Anda harapkan dari orang yang menerima surat kita. Contoh 1 I also would like to thank the company and all the staffs for the guidance and support during my time working here. These meant a lot to me. I shall never forget all the times here. Saya juga ingin berterimakasih kepada perusahaan dan seluruh jajaran staf atas arahan dan dukungan selama saya bekerja di sini. Semua itu sangat berarti bagi saya. Saya tidak akan pernah melupakan masa-masa bekerja di perusahaan ini. Contoh 2 I hope after reading this complain letter, your company will take care of this matter because, apparently, I am not the only one who got the similar treatment from your technician. I wish that this complain letter will be an eye opening and suggestion to your company and all the staffs. Saya berharap setelah membaca surat keluhan ini, perusahaan Anda dapat menangani kasus ini karena, ternyata, bukan saya saja yang mendapatkan perlakuan seperti itu dari teknisi Anda. Saya harap surat keluhan ini bisa menjadi pencerahan dan saran bagi perusahaan Anda beserta seluruh stafnya. Contoh 3 I am sure that you will be leading this faculty with your wisdom, dedication, and hard work. Once again, congratulations on being elected as the new dean of Mathematics and Science Faculty. Saya yakin bahwa Anda mampu memimpin fakultas ini dengan kebijaksanaan, dedikasi, dan kerja keras. Sekali lagi, selamat atas terpilihnya Anda sebagai Dekan Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam yang baru. Salam penutup dan tanda tangan Sama seperti salam pembuka, salam penutup berfungsi untuk menyalami orang yang kita tuju dalam surat. Agar surat yang kita buat dalam Bahasa Inggris memberi kesan profesional, salam penutup yang digunakan haruslah sopan. Di bagian salam penutup ini kita juga jangan lupa membubuhkan tanda tangan yang menjadi identitas kita. Contoh salam penutup dalam Bahasa Inggris yang dapat kita gunakan Contoh 1 Sincerely, Signature Harry Lee Marketing Division Tertanda, tanda tangan Harry Lee Divisi Pemasaran Contoh 2 Regards, Signature Maryam Wijaya Tertanda, tanda tangan Maryam Wijaya Itulah bagian-bagian yang harus diperhatikan saat kita akan memulai sebuah surat dalam bahasa Inggris. Sesudah kita memulai menuliskan surat formal dengan pemilihan kata-kata Bahasa Inggris yang dapat memberikan efek sopan dalam surat kita, janganlah lupa untuk memeriksa kembali surat yang kita tulis. Ini bertujuan untuk mengecek apakah ada kesalahan dalam penulisan, seperti ada atau tidak adanya huruf kapital, penulisan gelar yang tepat dan sesuai dengan orang yang kita tuju, dan juga penempatan tanda baca. Jangan takut lagi untuk mulai menulis sebuah surat formal!